Mỗi ngày, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước tiếp nhận một lượng lớn hồ sơ dưới dạng bản giấy, ảnh quét, tệp PDF và biểu mẫu. Nhu cầu thực tế không chỉ là chuyển tài liệu sang tệp điện tử, mà là biến nội dung bên trong thành dữ liệu có cấu trúc để tra cứu, đối chiếu, tổng hợp và chuyển tiếp trong quy trình nghiệp vụ.
D-OCR điều chỉnh cấu trúc bóc tách theo từng loại hồ sơ thay vì ép mọi tài liệu vào một biểu mẫu chung.
Toà án và tư pháp
Số hoá hồ sơ vụ án và tài liệu tố tụng
Hồ sơ vụ án gồm đơn khởi kiện, biên bản, quyết định, cáo trạng, chứng cứ, bản án — có thể kéo dài hàng chục đến hàng trăm trang, hình thành từ nhiều nguồn và thời điểm. Cán bộ mất nhiều thời gian tra cứu và nhập lại thông tin.
Đầu ra tiêu biểu
Số và ngày ban hành văn bản
Cơ quan ban hành, người ký
Người tham gia tố tụng
Điều, khoản và căn cứ pháp lý
Mốc thời gian tố tụng
Lợi ích
Rút ngắn thời gian lập hồ sơ điện tử
Tra cứu toàn văn trên tập tài liệu nhiều trang
Tăng khả năng kiểm tra và truy vết nguồn dữ liệu
Kết nối phần mềm quản lý án, kho hồ sơ điện tử, hệ thống quản lý văn bản và thống kê ngành.
Cơ quan hành chính
Tự động hoá xử lý hồ sơ cứng và PDF
Nhiều quy trình bắt đầu từ hồ sơ giấy gửi qua công văn, nộp trực tiếp hoặc chuyển thành PDF. Chuyên viên phải phân loại, đọc nội dung, nhập thông tin chính và chuyển hồ sơ đến đơn vị xử lý.
Đầu ra tiêu biểu
Số, ký hiệu và ngày văn bản
Cơ quan hoặc tổ chức gửi
Loại hồ sơ, trích yếu nội dung
Đơn vị được đề nghị xử lý
Thời hạn cần phản hồi
Lợi ích
Rút ngắn thời gian tiếp nhận và phân luồng
Chuẩn hoá dữ liệu từ nhiều mẫu tài liệu
Phát hiện sớm trường thiếu hoặc không hợp lệ
Tích hợp hệ thống quản lý văn bản và điều hành, cổng tiếp nhận hồ sơ, kho dữ liệu dùng chung và báo cáo.
Tài chính và ngân hàng
Bóc tách chứng từ và hỗ trợ KYC
Mở tài khoản, thẩm định tín dụng, giải ngân cần xử lý nhiều giấy tờ: tài liệu định danh, đơn đăng ký, sao kê, hợp đồng, chứng từ thu nhập. Nhân viên phải đối chiếu thông tin giữa nhiều tài liệu trình bày khác nhau.
Đầu ra tiêu biểu
Họ tên, ngày sinh, số định danh
Địa chỉ thường trú và liên hệ
Tên doanh nghiệp, mã số thuế
Số tài khoản, số hợp đồng
Số tiền, kỳ hạn, lãi suất
Lợi ích
Giảm thời gian nhập dữ liệu hồ sơ
Đối chiếu cùng một thông tin giữa nhiều chứng từ
Cung cấp căn cứ rõ ràng cho bước kiểm tra
Kết nối hệ thống khởi tạo khoản vay, quản lý khách hàng, quy trình KYC và kho dữ liệu khách hàng.
Bảo hiểm
Tăng tốc xử lý hồ sơ bồi thường
Một hồ sơ bồi thường gồm đơn đề nghị, hợp đồng, giấy tờ định danh, hoá đơn, chứng từ y tế, biên bản và ảnh hiện trường. Khi tài liệu thiếu hoặc mâu thuẫn, hồ sơ phải yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian.
Đầu ra tiêu biểu
Số hợp đồng, người được bảo hiểm
Thời gian và địa điểm sự kiện
Nội dung tổn thất
Số hoá đơn và số tiền
Danh mục chứng từ đã nộp
Lợi ích
Giảm thời gian đọc và nhập hồ sơ
Phát hiện thông tin không thống nhất
Cải thiện thời gian phản hồi cho khách hàng
Tích hợp hệ thống quản lý hợp đồng, tiếp nhận yêu cầu bồi thường, quy trình thẩm định và chăm sóc khách hàng.
Kế toán và hoá đơn
Tự động hoá nhập liệu chứng từ
Bộ phận kế toán xử lý hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, hợp đồng, bảng kê. Khi số lượng lớn, quy trình thủ công làm tăng thời gian chốt số liệu và nguy cơ nhập sai.
Đầu ra tiêu biểu
Số và ngày chứng từ
Đơn vị bán và mua, mã số thuế
Nội dung hàng hoá, dịch vụ
Tiền trước thuế, thuế suất, tiền thuế
Tổng tiền thanh toán
Lợi ích
Rút ngắn thời gian nhập liệu
Giảm sai sót ở số tiền, ngày, mã số thuế
Đối chiếu chứng từ với hợp đồng hoặc đơn hàng
Kết nối phần mềm kế toán, quản trị nguồn lực, mua sắm, phê duyệt thanh toán và kho chứng từ điện tử.
Hành chính công
Số hoá biểu mẫu, hồ sơ thủ tục một cửa
Bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ qua nhiều hình thức: bản giấy, bản quét, PDF hoặc tải lên cổng trực tuyến. Chuyên viên kiểm tra thành phần, nhập thông tin người nộp, xác định thủ tục và theo dõi thời hạn.
Đầu ra tiêu biểu
Họ tên hoặc tên tổ chức
Số định danh cá nhân, mã số doanh nghiệp
Tên thủ tục, nội dung đề nghị
Ngày nộp hồ sơ
Danh sách giấy tờ kèm theo
Lợi ích
Rút ngắn thời gian tiếp nhận hồ sơ
Hạn chế người dân phải khai lại thông tin
Phát hiện thành phần hồ sơ còn thiếu
Tích hợp cổng dịch vụ công, hệ thống giải quyết thủ tục hành chính, phần mềm một cửa điện tử.
Y tế
Số hoá hồ sơ và chứng từ khám chữa bệnh
Cơ sở y tế xử lý phiếu khám, kết quả xét nghiệm, giấy ra viện, đơn thuốc, hồ sơ thanh toán và tài liệu chuyển từ cơ sở khác — không đồng nhất về biểu mẫu và chất lượng quét.
Đầu ra tiêu biểu
Họ tên, mã bệnh nhân, ngày sinh
Ngày vào viện và ra viện
Cơ sở khám chữa bệnh
Danh sách chỉ định, dịch vụ
Số tiền và khoản thanh toán
Lợi ích
Giảm thời gian nhập lại dữ liệu từ hồ sơ giấy
Lập chỉ mục và tìm kiếm tài liệu
Tăng tốc chuẩn bị hồ sơ thanh toán, bảo hiểm
Kết nối hệ thống thông tin bệnh viện, quản lý xét nghiệm, kho hồ sơ y tế điện tử và thanh toán.
Logistics và xuất nhập khẩu
Bóc tách bộ chứng từ vận tải
Một lô hàng đi kèm hợp đồng, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, tờ khai, giấy chứng nhận xuất xứ. Nhân viên phải đối chiếu nhiều mã, số lượng, ngày và thông tin đối tác giữa các chứng từ.
Đầu ra tiêu biểu
Số hợp đồng, số hoá đơn, số vận đơn
Người gửi và người nhận
Cảng đi, cảng đến, ngày phát hành
Mô tả hàng hoá, số kiện, khối lượng
Số container, giá trị hàng hoá
Lợi ích
Giảm thời gian nhập bộ chứng từ
Phát hiện sai lệch giữa các tài liệu
Tăng tốc tạo hồ sơ lô hàng
Tích hợp hệ thống quản lý vận tải, quản lý kho, quản trị nguồn lực và đối soát thanh toán.
Câu chuyện người dùng
Ai được lợi và lợi ích được đo bằng gì
Cán bộ văn thư
Là một cán bộ văn thư, tôi muốn hệ thống tự nhận dạng số, ký hiệu, ngày ban hành, cơ quan gửi và trích yếu của văn bản, để giảm thời gian nhập liệu và chuyển văn bản đến đúng đơn vị xử lý.
Bóc tách ngay khi tài liệu được quét
Có vùng nguồn để kiểm tra nhanh
Chuyển sang hệ thống quản lý văn bản
Thẩm phán
Là một thẩm phán, tôi muốn tìm nhanh các mốc thời gian, đương sự, nội dung yêu cầu và căn cứ pháp lý trong hồ sơ nhiều trang, để dành nhiều thời gian hơn cho việc nghiên cứu nội dung vụ án.
Tìm kiếm trên toàn bộ hồ sơ
Mỗi kết quả liên kết đúng trang
Tổng hợp thông tin từ nhiều văn bản
Thư ký toà án
Là một thư ký toà án, tôi muốn tự động lập danh sách văn bản, người tham gia tố tụng và các mốc xử lý từ hồ sơ quét, để chuẩn bị hồ sơ điện tử nhanh hơn và giảm nhập lại dữ liệu.
Dữ liệu trả theo cấu trúc thống nhất
Kiểm tra từng giá trị với tài liệu gốc
Chuyển sang phần mềm quản lý án
Chuyên viên một cửa
Là một chuyên viên một cửa, tôi muốn thông tin trên biểu mẫu giấy được điền trước vào hồ sơ điện tử, để tiếp nhận hồ sơ nhanh hơn và giảm việc yêu cầu người dân khai lại dữ liệu.
Nhận dạng nhiều mẫu biểu
Cảnh báo trường quan trọng còn thiếu
Chuyên viên xác nhận trước khi chuyển bước
Kế toán trưởng
Là một kế toán trưởng, tôi muốn hoá đơn và chứng từ thanh toán được bóc tách theo cùng một cấu trúc, để bộ phận kế toán giảm nhập liệu, kiểm tra nhanh và đối chiếu thuận tiện hơn.
Chính xác số chứng từ, ngày, mã số thuế, số tiền
Đối chiếu với hợp đồng hoặc đơn hàng
Không tự động ghi sổ khi chưa kiểm tra
Giám đốc công nghệ thông tin
Là một giám đốc công nghệ thông tin, tôi muốn một API thống nhất để xử lý nhiều loại tài liệu, để doanh nghiệp không phải xây và duy trì riêng từng công cụ nhập liệu cho mỗi phòng ban.
API có hợp đồng dữ liệu rõ ràng
Xác thực, giới hạn truy cập, theo dõi lỗi
Mở rộng trường bóc tách không phá vỡ hệ thống
Lãnh đạo chuyển đổi số cơ quan nhà nước
Là một lãnh đạo chuyển đổi số cơ quan nhà nước, tôi muốn triển khai số hoá theo từng quy trình có thể đo lường, để cơ quan tạo ra dữ liệu thực sự phục vụ điều hành thay vì chỉ thêm một kho tệp PDF.
Thử nghiệm trên nhóm hồ sơ ưu tiên
Đo thời gian, tỷ lệ kiểm tra, chất lượng từng trường
Có lộ trình tích hợp và mở rộng
Lập trình viên tích hợp API
Là một lập trình viên tích hợp api, tôi muốn gửi tài liệu cùng danh sách trường cần bóc tách và nhận kết quả có cấu trúc, để đưa khả năng xử lý tài liệu vào phần mềm hiện có mà không phải tự xây mô hình OCR.
Hỗ trợ gửi PDF và ảnh
Trạng thái và cấu trúc lỗi nhất quán
Kết quả gồm giá trị, trích dẫn và toạ độ nguồn
Giải đáp
Câu hỏi thường gặp
D-OCR xử lý tệp PDF và các định dạng ảnh quét phổ biến, phù hợp với văn bản hành chính, hồ sơ nghiệp vụ, biểu mẫu, hợp đồng, hoá đơn, chứng từ, bảng biểu và tài liệu nhiều trang. Kết quả phụ thuộc chất lượng đầu vào; tài liệu rõ nét, ngay ngắn cho kết quả tốt hơn.
Có. D-OCR được định hướng cho tài liệu tiếng Việt, gồm dấu tiếng Việt, tên riêng, số văn bản và ngày tháng. Hệ thống xử lý được một số dạng chữ viết tay, đặc biệt khi chữ rõ và bố cục ổn định; những trường quan trọng nên có bước xác nhận của người dùng.
Có. Đây là năng lực trọng tâm của D-OCR. Người dùng mô tả các trường cần lấy (ví dụ số hồ sơ, người nộp, ngày tiếp nhận, tổng số tiền, căn cứ pháp lý). Mô tả càng rõ, hệ thống càng có cơ sở xác định đúng thông tin; cấu hình có thể lưu thành mẫu dùng chung.
Có. Tuỳ cấu hình, mỗi giá trị có thể đi kèm trích dẫn nguyên văn, số trang và toạ độ vùng tương ứng trên tài liệu, giúp người kiểm tra đối chiếu nhanh mà không phải đọc lại toàn bộ hồ sơ.
Dữ liệu được bảo vệ xuyên suốt từ khi tải lên đến khi xoá, với các biện pháp như mã hoá đường truyền, xác thực và phân quyền, phân tách dữ liệu giữa các tổ chức, nhật ký truy cập và chính sách lưu giữ theo thời hạn. Khu trải nghiệm miễn phí không nên dùng cho tài liệu chứa thông tin mật.
Có. D-OCR cung cấp API để hệ thống khác gửi tài liệu, theo dõi trạng thái và nhận kết quả có cấu trúc; tích hợp được với quản lý văn bản, quản lý hồ sơ, kế toán, cổng dịch vụ công và hệ thống chuyên ngành. DTH Software cũng có thể phát triển lớp kết nối riêng.
Không có một tỷ lệ duy nhất cho mọi tài liệu. DTH Software đánh giá theo từng loại tài liệu và từng trường; trong giai đoạn thử nghiệm, hai bên thống nhất bộ dữ liệu đánh giá và các tiêu chí như tỷ lệ nhận dạng đúng, tỷ lệ bóc tách đúng từng trường, tỷ lệ hồ sơ cần kiểm tra và thời gian xử lý.
D-OCR trước hết là nền tảng SaaS. Với đơn vị có yêu cầu đặc biệt về dữ liệu, mạng nội bộ hoặc tuân thủ, DTH Software có thể khảo sát phương án triển khai riêng (môi trường dành riêng, đám mây riêng, trung tâm dữ liệu của khách hàng). Đây không phải cấu hình mặc định và cần khảo sát, báo giá riêng.
Bắt đầu
Tài liệu của đơn vị bạn có thể trở thành một phần của quy trình tự động
Mỗi tình huống cần được đánh giá trên tài liệu thực tế, yêu cầu độ chính xác của từng trường và cách dữ liệu sẽ được sử dụng. DTH Software có thể cùng đơn vị lựa chọn một quy trình ưu tiên, xây dựng bộ trường, thử nghiệm với hồ sơ mẫu và đề xuất phương án tích hợp.